Survol

Au démarrage, vous mettez à jour la liste des responsabilités au sein du groupe (en général : coordinateur, responsables commandes et comptabilité), la liste des rayons (facultatif) et des labels (facultatif). Vous déterminez les tâches à remplir (facultatif) lors des permanences. Le système peut gérer un calendrier d’inscription aux tâches des permanences avec un rappel.

Vous êtes maintenant prêt pour inscrire les consommateurs. Ils utiliseront leur adresse mail pour recevoir leur mot de passe. Un consommateur représentera le groupe. Son utilité consiste à prendre en charge les pertes et recevoir les bénéfices. Vous complétez avec la liste des producteurs et des produits. Un producteur représente aussi le groupe d’achat. Son utilité consiste par exemple à « vendre » des cotisations. Pour les produits, une fonction d’importation et exportation via des fichiers Excel vous facilitera la vie tout au long du cycle des permanences.

Il est temps de planifier vos premières permanences, de vérifier l’offre de produits avant d’ouvrir les commandes. Éventuellement les producteurs sont avertis de la préouverture des commandes afin d’ajuster leur offre et même de fixer un stock maximal. Ensuite, les consommateurs sont informés de l’ouverture des commandes par mail. Au cas par cas, les commandes peuvent être clôturées automatiquement selon votre jour/heure de clôture habituelle. Vous jetterez peut-être un œil aux commandes avant la clôture. Les consommateurs, les producteurs et les permanenciers sont informés de la clôture des commandes par mail. Le consommateur reçoit le détail de sa commande, le solde de son compte et le montant dû (=la différence), le producteur reçoit le détail de la commande du groupe (globalisé par produit et détaillé par panier), les permanenciers reçoivent la liste de préparation et de contrôle des paniers.

Certains groupes n’utiliseront pas Repanier plus loin.

Pour les autres, Repanier servira aussi à gérer les comptes individuels, les avances, les paiements.

Une fois la permanence terminée, un responsable reportera dans Repanier ce qui a effectivement été préparé. L’opération peut se faire en ligne ou par une fonctionnalité d’importation/exportation via des fichiers Excel. Elle est facilitée par une fonction de règle de trois qui permet de faire correspondre les poids tels que répartis dans les paniers au poids total facturé par le producteur. Une fois les données corrigées injectées, vous lancez la facturation. Pour les producteurs que vous avez choisi de payer, Repanier vous donne le montant à payer en tenant compte des éventuelles avances. A votre demande, les producteurs et les membres reçoivent un mail avec le détail facturé qui les concernent. Les producteurs et les membres ont, de plus, accès à l’historique de leurs factures sur le site et peuvent suivre l’évolution de l’état de leur compte.

Selon votre politique, vous pouvez empêcher un membre de passer commande. C’est indispensable lorsque quelqu’un quitte votre groupe afin qu’il puisse se connecter encore un certain temps pour continuer à avoir accès à l’historique de son compte.

L’erreur étant humaine, il est possible à tout moment de revenir en arrière, pour par exemple : modifier les produits en commande, la date de la permanence, la dernière facturation.

Vous pouvez customiser les mails et gérer plusieurs paramètres de configuration.

Repanier utilise Bootstrap 3 et fonctionne donc sur smartphone, pc, tablette. Vous pouvez customiser relativement facilement la CSS ou en choisir une existante.

Plusieurs groupements utilisent cet outil. Ils ont entre une 20aines de membres et plus de 450.